Електронний Обхідний лист. Служби

Мета проєкту:

1. Автоматизувати процес формування і підпису обхідних листів.
2. Забезпечити обмін інформацією між всіма учасниками.

Учасники і ролі:

• Деканати
• Бібліотека
• Навчальний відділ
• Бухгалтерія. Контрактники.
• Бухгалтерія. Гуртожитки.
• Паспортний стіл
• Гуртожитки (поки не задіяні)
• Студенти

Взаємодія учасників: online (окрім військ., пасп. обліку і гуртожитків)

Процес підписання обхідних листів: асинхронний.

Електронний обхідний лист (ЕОЛ) – призначений для автоматизації процесу збору підписів здобувачів вищої освіти, які закінчили навчання в університеті. Обхідний лист є документом, який засвідчує відсутність заборгованостей у випускників в різних службах університету. В процесі підготовки, формування та підписання обхідних листів задіяні усі учасники в асинхронному режимі. Даний формат дозволяє оптимізувати кожний етап, синхронізувати спільну роботу для отримання максимально швидкого результату.

Служби. Підписання списків обхідних листів

Служби університету у своїх робочих кабінетах одержують сформовані деканатом порожні списки обхідних листів для підпису. Служби отримують саме ті списки студентів, які можуть мати у них певні боргові зобов’язання.

До служби потрапляють списки обхідних листів зі всіх факультетів університету. Для зручності роботи з сервісом існують селектори, які дозволяють виконати вибірку обхідних листів за основними критеріями: ПІБ, Факультет, Група і Підпис.

Робота зі списками полягає в тому, щоб на обхідному листі поставити підпис або відмову у підписі з роз’ясненням причини відмови. Активними для заповнення є відповідні колонки, в які можна вносити зміни згідно виконання студентом своїх заборгованостей.

Для того, щоб на обхідному листі поставити підпис, потрібно у відповідній колонці в стрічці студента клацнути на активний чек-бокс та з випадаючого списку обрати один із запропонованих варіантів підпису.

Суцільна штрих-лінія означає, що підпис відсутній, тобто, обхідний лист ще не розглядався.

У випадку, якщо в обхідному листі відмовлено у підписі, заповнюється колонка «Причина відмови». Для цього аналогічним чином потрібно обрати правильний варіант. Якщо дане поле є порожнім і в ньому відсутній перелік заготовки причин, тоді на розсуд виконавця слід вручну ввести текст-пояснення відмови підписання. Це буде активне текстове поле для набору вручну.

При заповненні колонок «Підпис» та «Причин відмови» система автоматично фіксує дату виконання. Якщо дата у відповідній колонці відсутня, це означає, що жодне з активних полів не було заповнене.

В процесі, коли служби будуть ставити підписи, вся внесена інформація буде відображатися в деканаті та в персональному кабінеті студента.

Отже, сервіс обхідних листів має простий та зручний інтерфейс, який дозволяє автоматизувати процес формування і підпису обхідних листів та забезпечити обмін інформацією між всіма учасниками цього процесу.