Система управління освітніми програмами QEd. Адміністратор QEd

Призначення

Система QEd представляє собою програмний сервіс для внесення, зберігання даних змісту освітніх програм і документів щодо їх підготовки та реалізації, моніторингу та оцінювання критеріїв розвитку та реалізації освітньої програми.

QEd передбачає є такі стадії обробки інформації:

• підготовка документів;
• обговорення;
• збирання інформації щодо відгуків про зміст та рівень якості реалізації освітньої програми відповідно до критеріїв;
• внесення даних щодо дисциплін які входять до освітньої програми;
• внесення даних про розподіл дисциплін між кафедрами університету;
• автоматичний показ освітніх програм та їх документів на WEB-сайтах відповідальних кафедр;
• автоматичний показ загальної інформації щодо стану всіх акредитованих освітніх програм та їх документів на головному сайті університету (вітрина освітніх програм);
• управління доступом до електронної системи управління освітніми програмами для членів залучених кафедр та гарантів освітніх програм.

Метою системи є:

• організація публічності і прозорості при створенні і обговоренні освітніх програм;
• надання якісного доступу до затверджених освітніх програм абітурієнтам, студентам, викладачам і експертам;
• централізація управління процесами щодо формування і експонування даних освітніх програм;
• оптимізація документообігу.

Реалізація електронної системи QEd

QEd створений як окремий модуль в складі електронної системи управління навчальним процесом JetIQ VNTU. У ньому використовується власна база даних, до складу якої входить 7 таблиць із метаданими освітніх програм. Метадані описують призначення, структуру, дати, гарантів, відповідальні кафедри тощо. Кожна освітня програма пов’язана із файловою базою даних, яка призначена для зберігання її pdf-документів. У файловій базі даних використовується 5 файлових контейнерів такого призначення:

1. Файли проєктів освітніх програм;
2. Файли рецензій та відгуків;
3. Файли обговорень;
4. Файли затверджених варіантів освітніх програм;
5. Файли компонентів.

QEd у своїй роботі використовує також ряд таблиць з бази даних системи JetIQ VNTU, наприклад, таблиці спеціальностей, освітніх програм, викладачів, факультетів, кафедр. Завдяки цьому забезпечується його інтеграція в інфраструктуру JetIQ VNTU.

Порядок створення освітніх програм

Підготовка

Адміністратор системи (працівник Центру забезпечення якості освіти університету) вносить у систему початкові метадані освітніх програм (спеціальність, рівень освіти) і призначає Гарантів та відповідальні кафедри. Гарантам надається право вносити інші дані щодо освітньої програми і розміщувати документи у її файлових контейнерах.

На рис. представлена таблиця формування освітніх програм та наповнення файлових контейнерів.

Для того, щоб створити запис, який буде відноситися до певної освітньої програми, слід скористатися кнопкою "додати запис".

Далі необхідно зі списку довідника освітніх програм обрати необхідну освітню програму (спеціальність), рівень освіти та відмітити позначкою регульовані спеціальності. Для збереження нового запису існує кнопка "Зберегти програму".

Отже, в новому записі заповнюються лише перші чотири комірки таблиці: id, спеціальність, назва освітньої програми, рег. і рівень. Решту комірок залишаються порожніми і надалі заповнюються Гарантом освітньої програми. Далі Адміністратор повинен призначити Гаранта, який займатиметься цією освітньою програмою. Для цього слід натиснути курсором миші на порожнє поле і у відповідній комірці з випадаючого списку працівників обрати прізвище Гаранта та натиснути кнопку Enter. Гарант освітньої програми може бути лише один.

Також в наступному полі "Гар. відомості" Адміністратор може прописати коментар, якісь додаткові відомості про Гаранта. Дана інформація буде доступна лише Адміністратору.

Наступним кроком Адміністратор призначає відповідальні кафедри. Може бути одна або декілька кафедр, які відповідають за освітні програми. Для цього існує поле "Кафедри". Всі члени відповідальних кафедр одержують право на перегляд поточних даних освітньої програми та її документів. Також вони одержують право на створення і редагування навчального плану освітньої програми і його складових.

На сторінці "Додавання/видалення кафедр до ОП" щоб обрати відповідальну(і) кафедру(и), слід зі списку довідника кафедр обрати необхідну(і) та після кожного додавання щоразу натискати кнопку "Додати".

Дозвіл Гаранту редагувати освітню програму надає Адміністратор. Можливість відкривати доступ Гарантам до освітніх програм, так як і безпосередньо призначати роль Гаранта, є лише в Адміністратора. Для цього слід поставити відмітку у полі "Дозв". Якщо це поле не буде відмічено,тоді Гарант не буде мати доступу до роботи з освітньою програмою.

Після того, як всі вищевказані поля будуть заповнені Адміністратором, та підготовлені дані для роботи з освітньою програмою, розпочинається робота Гаранта та члені відповідальних кафедр.

На рис. представлено вікно формування Адміністратором запису даних визначеної освітньої програми із заповненими основними полями для початку роботи Гаранта та членів відповідальних кафедр.

Гарант зі свого робочого кабінету може працювати з полями та іншими параметрами освітньої програми для підготовки до акредитації. Гарант вносить до параметрів освітньої програми дати початку і завершення її обговорення, інформацію про контакти, а також файл з проєктом освітньої програми. Гарант виконує роботу над вдосконаленням освітньої програми, збиранням і розміщенням документів у файлових контейнерах, внесенням і корегуванням планів дисциплін і т. і. Гарант вносить нові дані і документи щодо освітніх програм у QEd.

Гарант розпочинає збір цілого ряду документів, які можуть бути опубліковані у форматі .pdf.

Гарант може наповнити п'ять файлових контейнерів:

1. Файли проєктів освітніх програм (поле Пр.);
2. Файли рецензій та відгуків (поле Рец.);
3. Файли обговорень (поле Обг.);
4. Файли затверджених варіантів освітніх програм (поле ОП);
5. Файли із освітніми компонентами (поле ОК);

Всі вищевказані поля-контейнери містять однакову стандартну форму для завантаження pdf-файлів. Для цього слід курсором миші клацнути на порожній комірці потрібного поля-контейнера та за посиланням виконати завантаження файлів. Гарант може завантажувати в контейнери необмежену кількість файлів.

Після завантаження файлів в комірці поля-контейнера з'являється піктограма "книжка" з числом розміщених файлів в квадратних дужках.

При переході по цій піктограмі, відкривається вікно з можливістю переглядати\редагувати завантажені файли. Файли контейнерів містять опис та дату завантаження.

Гарант може додавати\видаляти\редагувати назви\переглядати файли. Адміністратор системи може лише переглядати\завантажувати файли контейнерів.

Обговорення, робота над проектом освітньої програми та затвердження

Гарант вносить до параметрів освітньої програми дати початку і завершення її обговорення, інформацію про контакти, а також файл з проєктом освітньої програми. Коли процес підготовки даних для освітньої програми завершений, в кінці затверджується освітня програма, підписується та завантажується файл ОП. Після цього розпочинається обговорення проєкту освітньої програми на сайті відповідальних кафедр.

Для обговорення проєкту освітньої програми Адміністратор системи, за узгодженням з Гарантом, вмикає показ даних освітньої програми на сайтах відповідальних кафедр. Для цього слід поставити відмітку в полі "Сайт".

Гарант прописує відомості про контакти (e-mail, тел.)для показу на сайті при обговоренні ОП. Для цього в полі "Конт." слід клацнути мишею в пустій комірці та внести контактні дані.

А також Гарант самостійно прописує дату початку публікації проєкту ОП та дату завершення обговорення проєкту ОП в наступних полях.

На рис. представлено вікно системи управління освітніми програмами для роботи Гаранта:

Важливо відмітити, що доступ до редагування файлових контейнерів освітньої програми мають лише Гарант цієї ОП та Адміністратор системи. Члени відповідальних кафедр та сторонні користувачі системи мають обмежений доступ (перегляд/завантаження) до файлів чужих освітніх програм.

Для того, щоб переглянути дані освітніх програм на сайтах відповідальних кафедр, слід в полі "Кафедри" клацнути по їх назві та на сторінці "Додавання/видалення кафедр до ОП" напроти потрібної кафедри натиснути на піктограму "книжка".

На сайті кафедри відкривається розділ "Освітні програми затверджені кафедрою". Тут вказані чотири рівні освіти (молодший бакалавр, бакалавр, магістр і доктор філософії), кожний з яких містить таблиці затверджених освітніх програм для певних спеціальностей, розгорнуті по роках в зворотному порядку. Для відображення таблиць слід клацнути по назві відповідного рівня.

На рис. представлено вигляд вікна з метаданими освітніх програм на сайті кафедри.

В таблицях відображаються всі файлові контейнери, які заповнюються Гарантом. Всі зміни, які вносить Гарант у період роботи над вдосконаленням освітньої програми, збиранням і розміщенням документів у файлових контейнерах, внесенням і корегуванням планів дисциплін і т. і., автоматично оновлюються на Jet-сайтах кафедр.

Внесені у QEd навчальні плани на Jet-сайтах відповідальних кафедр автоматично створюють WEB-сторінки із дисциплінами, їх розподілом по семестрах, а також надають інформацію про наявність у системі відповідних силабусів і навігаторів навчальних ресурсів.

Учасники процесу підготовки освітньої програми мають можливість наживо одержувати весь комплекс інформації і коригувати її.

Важливою властивістю системи є автоматичне формування інформації та посилань на силабуси та навігатори навчальних ресурсів кожної дисципліни. При цьому посилання на силабуси формуються як зі сторінки Jet-cайту кафедри, так і зі сторінки загальної вітрини силабусів та навчальних матеріалів університету.

До кожної дисципліни знаходяться всі силабуси та автоматично виводяться в таблицю разом з семестрами, в якому викладається дана дисципліна. Клацнувши по назві дисципліни, існує можливість перегляду\завантаження її силабусу.

Коли створюється перелік компонент освітньої програми (навчальні дисципліни, курсові проекти, кваліфікаційні роботи і т.і.), для кожного компонент присвоюється код ОК, який підтягується з параметрів цієї ОП та відтворюється у таблиці силабусів. Контейнер(ОК) призначений для завантаження Гарантом Переліку компонент освітньої програми.

В поле "План" при переході за стрілкою відкривається редактор, де Гарант вносить в порожню таблицю список дисциплін, які викладаються для освітньої програми. Список дисциплін та ОК формують Гарант та члени кафедр.

Для створення нового запису слід скористатися кнопкою "Додати запис" та заповнити всі вказані поля. Отже, так наповнюється таблиця і отримується список дисциплін, які читаються для певної освітньої програми.

На сайті кафедри внесені дисципліни відображаються в розділі Силабуси.

Ті освітні програми, які співробітник Центру забезпечення якості освіти вважає за необхідне прибрати, можуть бути приховані. Для цього Адміністратору системи слід поставити відмітку в полі "Арх.", після чого ОП перейдуть в стан архівних. У Гаранта права архівувати освітні програми немає.

До того часу, поки поля освітньої програми незаповнені Гарантом і колонка ОП є порожньою, лише Адміністратор системи може видалити освітню програму з системи. Як тільки Гарант вносить дані, кнопка "Вид." у відповідному полі зникає. Це зроблено для того, щоб вже внесені дані не були втраченими.

Довідник спеціальностей і назв освітніх програм, який знаходиться в розділі "Спеціальності", автоматично наповнюється даними із системи LOD.

Цей довідник можна редагувати лише для спеціальностей і ОП Інституту докторантури та аспірантури.

Процес акредитації

Перед початком акредитаційного процесу Адміністратор системи вимикає всім учасникам право на внесення змін у документи і метадані освітньої програми.

В процесі акредитації всі раніше підготовлені дані представляються і експонуються на Jet-сайтах відповідальних кафедр. Експерти мають можливість одержувати всю інформацію про освітню програму, файли документів, силабуси, навігатори навчальних ресурсів та інше.

Одержання сертифікату акредитації освітньої програми

Після одержання університетом сертифікату про акредитацію освітньої програми Аміністратор QEd вносить у систему дані про ID програми, дані сертифікату, дати його затвердження і дати закінчення його дії, а також файл акредитованої версії освітньої програми. Ці дані відображаються лише у Адміністратора.