Інструкція для використання підсистеми "T2" (Take Two)

Призначення підсистеми T2

Підсистема "T2" (Take Two) призначена для створення та обліку документів щодо повторного вивчення дисциплін (ПВД). Вона автоматизує процеси створення заяв, договорів і планів ПВД.

Учасники та їхні ролі

Студенти

Завдання: Подача заяв та оформлення договорів на повторне вивчення дисциплін (ПВД).

Перевірка заборгованостей:

• Увійти до системи.
• Ознайомитися з журналом сесійних заборгованостей у своєму особистому кабінеті.
• Якщо кількість заборгованостей не перевищує 4 (інакше система заблокує подачу заяви), перейти до розділу подачі заяви на повторне вивчення дисциплін (ПВД).

Меню кабінету студента для створення заяви на повт. Курс

Формування заяви і договору:

• Обрати дисципліну для ПВД.
• Підтвердити свій електронний підпис на заяві.
• Перевірити автоматично згенеровані параметри дисципліни (назва, семестр, кредити) та дані викладача.
• Отримати автоматично сформований договір із реквізитами для оплати.
• Здійснити оплату згідно з наданими реквізитами.

Вибір дисципліни для повторного проходження і список поданих заяв студеном

Підписання заяви:

• Після підписання заяви деканом, студент більше не може її видалити.
• Студент отримує *.pdf файл із заявою та договором.

Автоматична генерація заяви

Працівники деканатів

Завдання: Контроль та управління заявами, договорами і планами ПВД.

Контроль заяв і договорів:

• Перевірити коректність поданих студентами заяв та договорів у системі.

Підписання заяв:

• Узгодити та направити документи на підпис декану або уповноваженій особі.
• Підписують заяви декан або уповноважена особа за допомогою електронного підпису, що унеможливлює їх видалення студентами.

Модифікація викладачів (за необхідності):

• У разі потреби змінити викладачів, призначених для проведення ПВД.

Моніторинг:

• Забезпечити передачу підписаних документів до моніторингу НВ.

Монітор поданих і затверджених заяв в деканаті

Навчальний відділ (НВ)

Завдання: Моніторинг поданих документів та оплат.

Перегляд заяв і договорів:

• Моніторити подані студентами заяви, їх підписання деканом.

Моніторинг оплати:

• Відстежувати оплату за послуги ПВД.

Інформування викладачів:

• Підписати заяви електронним підписом, що автоматично генерує повідомлення для викладачів про залучення до ПВД.
• Контролювати створення планів ПВД викладачами та їх наявність у системі.

Вигляд монітору для навчального відділу

Викладачі

Завдання: Генерація та управління планами ПВД.

Отримання повідомлення від НВ:

• Отримати повідомлення від НВ про залучення до проведення ПВД.

Персональний кабінет викладача. Плани вивчення дисциплін

Генерація плану ПВД:

• На основі поданих заяв і дисциплін автоматично згенерувати план ПВД у системі.
• Перевірити кількість тем, розраховану на основі кількості годин.

Генерація плану вивчення дисципліни

Коригування плану (за необхідності):

• За потреби внести зміни в зміст тем або дати занять у плані.

Завершення:

• Затвердити готовий план ПВД, який стає доступним для студентів, працівників деканатів та НВ.

Завідувачі кафедрами і співробітники

Завдання: Моніторинг затверджених документів.

Перегляд звітів:

• Зайти в персональний кабінет для перегляду звіту "Монітор повторного вивчення дисциплін".
• Переглянути список затверджених НВ документів та викладачів, закріплених за ПВД.

Перехід до перегляду планів повторних курсів кафедри

Перехід до монітору повторного вивчення

Вигляд монітору для викладачів кафедри

Планово-фінансовий відділ (ПФВ)

Завдання: Управління фінансами та моніторинг оплат.

Контроль фінансів:

• Моніторити стан оплат за послуги ПВД.

Внесення тарифів:

• Вносити тарифи за послуги у системі JetIQ.

Звітність:

• Забезпечувати фінансову звітність щодо ПВД.

Вигляд монітору для планово-фінансового відділу

3. Основна логіка роботи підсистеми T2

1. Подача заяв і договорів на ПВД:

• Заяви можна подавати лише після імпорту останньої сесійної відомості.
• Фіксуються всі заборгованості студентів.
• Подача заяв блокується, якщо кількість заборгованостей перевищує 4.

2. Формування документів:

• Автоматичне заповнення:

    - Дані дисципліни (назва, семестр, кількість кредитів, викладач тощо) автоматично додаються до заяви.

• Створення заяви і договору:

    - Вибір дисципліни → Підпис → Формування документів у форматі PDF.

• Договір:

    - Договір автоматично розраховує вартість послуг і додає реквізити для оплати.

3. Підписання та моніторинг:

• Декан підписує заяву електронним підписом. Після підписання заяви деканом можливість її видалення блокується.
• Документи стають доступними для перегляду у моніторах НВ та викладачів.

4. Автоматична генерація планів ПВД:

• Плани автоматично генеруються на основі заяви.
• Автоматично визначається кількість тем і годин.
• Викладачі можуть коригувати зміст і розклад занять.

4. Формати документів

• Усі документи (заяви, договори, плани ПВД) генеруються у форматі PDF для зручності друку та зберігання.

pdf-форма заяви на повторне вивчення курсу

pdf-форма плану вивчення дисципліни

5. Примітки та рекомендації

• Переконайтеся, що всі необхідні відомості сесійних заборгованостей імпортовані до системи.
• Використовуйте електронний підпис для підтвердження документів.
• Контролюйте статуси заяв і договорів через персональні кабінети.

6. Переваги підсистеми T2

• Автоматизація та зручність: мінімізація ручної роботи при створенні документів.
• Прозорість: кожен учасник має доступ до актуальної інформації.
• Контроль процесів: автоматичний моніторинг фінансів та виконання планів ПВД.