Електронний Обхідний лист. Деканат

Мета проєкту:

1. Автоматизувати процес формування і підпису обхідних листів.
2. Забезпечити обмін інформацією між всіма учасниками.

Учасники і ролі:

• Деканати
• Бібліотека
• Навчальний відділ
• Бухгалтерія. Контрактники.
• Бухгалтерія. Гуртожитки.
• Паспортний стіл
• Гуртожитки (поки не задіяні)
• Студенти

Взаємодія учасників: online (окрім військ., пасп. обліку і гуртожитків)

Процес підписання обхідних листів: асинхронний.

Електронний обхідний лист (ЕОЛ) – призначений для автоматизації процесу збору підписів здобувачів вищої освіти, які закінчили навчання в університеті. Обхідний лист є документом, який засвідчує відсутність заборгованостей у випускників в різних службах університету. В процесі підготовки, формування та підписання обхідних листів задіяні усі учасники в асинхронному режимі. Даний формат дозволяє оптимізувати кожний етап, синхронізувати спільну роботу для отримання максимально швидкого результату.

Деканат. Порядок дій. Підготовка списків.

Підготовка ЕОЛ складається з наступних дій: В електронному деканаті у "Моніторі освітнього процесу" необхідно обрати курс випускників, для яких потрібно сформувати обхідні листи.

Деканат. Вхід до сервісу обхідних листів.

По піктограмі потрібно виконати вхід до сервісу обхідних листів.

Деканат. Перегляд стану підписання обхідних листів у деканаті.

На сторінці «Стан обхідних листів» відображаються списки усіх студентів-випускників обраного курсу. Дані в списки потрапляють зі всіх служб, які задіяні у формуванні обхідних листів. Тому інформація щодо стану обхідних листів актуальна на поточний момент та оновлюється до моменту завершення їх підписання. Для зручності перегляду стану ЕОЛ окремих груп існує відповідний селектор.

Стан виконання обхідних листів позначений відмітками різного кольору, які винесені як підказка в кінець сторінки.

Якщо всі підписи на обхідному листі присутні, в такому випадку, не повинно бути жовтих та помаранчевих комірок, лише комірки зеленого кольору та колонки з літерою Х.

Деканат. Позначення груп, для яких мають бути створені обхідні листи.

Підготовкою обхідних листів займається деканат. Диспетчер деканату відмічає групи, для яких мають бути створені обхідні листи. Щойно створені списки будуть порожніми.

Деканат. Позначення служб для обхідних листів

Підготовкою даних для обхідних листів займається деканат. Диспетчер в активних чек-боксах ставить позначення служб для обхідних листів, перелік яких для кожного студента повинен визначатися індивідуально. Відмічені служби повинні поставити свої підписи на обхідних листах студентів.

Відповідні служби університету, які займаються заповненням обхідних листів, в своїх робочих кабінетах одержуть порожні списки для підпису. Кожний відділ отримує саме той список студентів, які можуть маюти борги у сфері їх компетенції (відповідальності). Наприклад, до бібліотеки потрапляють усі студенти без винятку, оскільки бібліотека відповідає за борги по книгам. Бухгалтерія контрактників контролює підписання та оплату контрактів, тому в їх списках відсутні студенти бюджетної форми навчання. У бухгалтерію оплату за гуртожиток потрапляють списки студентів для відмітки про відсутність заборгованостей по оплаті за гуртожиток. Навчальний відділ отримує списки студентів контрактної форми навчання та контролює виконання здобувачами договорів про надання освітніх послуг. Паспортний стіл отримує списки всіх студентів, які не мають місцевої прописки та мають реєстрацію у гуртожитку. У військовий відділ потрапляють всі студенти, які є військовозобов’язаними.

Кожна cлужба заповнює обхідний лист і, у випадку відмови у підписі, проставляє роз’яснювальний коментар, який будуть бачити як у деканаті, так і студент у своєму обхідному листі.

Наприклад, якщо існує неоплачена заборгованість, то в такому випадку, в обхідному листі буде стояти позначка про відмову у підписі, а при наведенні на помаранчеву комірку буде спливати коментар, в якому буде вказуватися дата цієї операції, сума боргу та ПІБ відповідальної особи.

При сплаті по заборгованості служба підписує обхідний лист і, відповідно, стан листа змінюється на «підписано». Зміна відмітки з «мінус» на «плюс» означає, що борг закритий.

Якщо в стрічці студента є комірки з літерою Х в колонках служб, це означає, що даний студент не потрапив в списки до цих служб, оскільки не потребує їх підпису.

В процесі, коли служби будуть ставити підписи, вся внесена інформація буде відображатися в деканаті та в робочому кабінеті студента.

Деканат. Друкування обхідного листа для архіву

Після завершення періоду підписання обхідних листів деканат їх роздруковує для кожного студента та завіряє своїм підписом. Ці обхідні листи зберігаються в архівних справах студентів.

Отже, сервіс обхідних листів має простий та зручний інтерфейс, який дозволяє автоматизувати процес формування і підпису обхідних листів та забезпечити обмін інформацією між всіма учасниками цього процесу.