Електронний архів

Мета

Метою електронної архівації файлів є перехід на безпаперовий документообіг. Архівація здійснюється за допомогою програмного модулю архівації, який входить до системи Електронний деканат. Цей модуль дозволяє надсилати файли із роботами студентів (курсові проекти, курсові роботи тощо), а також їх метадані до електронного архіву університету. Модуль забезпечує автоматичне формування метаданих і, таким чином, позбавляє викладача від ручної роботи. Інформація про надіслані до електронного архіву файли зберігається у персональному репозиторії викладача у розділі "архівні".

Порядок дій

1. Створіть електронну відомість курсового проекту чи курсової роботи у своєму персональному кабінеті за встановленими правилами.
2. Перейдіть до екзменаційного калькулятора і виставте оцінки.
3. Клацніть на кнопці "Перейти до архівації файлів робіт".
4. У формі, що відкриється, буде список студентів, які одержали позитивні оцінки.

У ній треба буде прикріпити pdf-файли КП(КР) і надіслати їх до електронного архіву. Для цього:

• якщо ці файли знаходяться на вашому комп'ютері, то клацайте на стрілці у колонці "З комп.". Відкриється сторінка, де на комп'ютері можна вибрати необхідний файл і надіслати його до системи. Надісланий файл потрапить до модулю "Файл-експрес" у розділ відповідного студента:

• У цьому розділі будуть також показані і інші файли, які раніше надсилав викладачеві цей студент, тобто його листування. Виберіть необхідний файл і клацніть на стрілочці у колонці "Вибрати".

Після цього відбудеься перехід на форму зі списком студентів і у колонці "Файл" з'явиться назва вибраного файлу. Далі аналогічні дії треба повторити з іншими студентами.

• якщо файли КП(КР) студенти раніше надсилали вам у "Файл-Експрес" і там вже є необхідний файл, то перейдіть до модулю, користуючись стрілкою у колонці "З Файл-Експрес" і виконайте дії попереднього пункту.
• після завершення вибору файлів для всіх студентів, позначте всі рядки (кол. "Вибр.") і клацніть на кнопці "Надіслати до архіву". У колонці "Арх." з'являться зелені стрілки, які будуть свідчити, що ці файли вже надіслані.
• Якщо були задіяні файли всіх студентів, то у заголовку таблиці з'явиться синя стрілка і вам також буде запропоновано повернуться до екзаменаційного калькулятора щоби надіслати відомість і надіслати відомість з оцінками до деканату.

Метадані

Процес архівації супроводжується автоматичним формуванням опису файлів - їх метаданих, наприклад "Курсовий проект. "Технології створення Web-систем та Web-сервісів." Карлюк Максим Миколайович. 1АБВ-19м. 2020.04.20. 1 сем. відом.№20964. оцінка C.". Результати архівації для контролю потрапляють викладачеві до персонального репозиторію у розділ "архівні":

Опубліковані матеріали також прикріплюються до колекції, структура якої також формується автоматично відповідно до метаданих. Колекції дозволяють у класифікувати і легко знаходити необхідні файли.

Електронні підписи файлів

Якщо передбачається, що файли мають бути засвідчені електронними підписами, то у "Файл-Експрес" передбачена колонка "на підпис". При клацанні у ній на стрілці відбувається завантаження файли на комп'ютер викладача для його підпису і подальшого повторного завантаження за описаною вище процедурою.

Для зручності оперування назві файлів автоматично надається чітко визначена структура, наприклад:

20964_9507_АБВ-19м_Коваль_Максим_Миколайович_КП._Технології_створення_Web-систем_та_Web-сервісів.pdf

"номер відомості"_"id запису"_"група"_"ПІБ"_КР(КР)_"дисципліна".розширення файлу

Одержання електронного цифрового підпису

Див. також Файл-Експрес