Док-JetIQ

Система управління документами і потоками робіт. Призначена для підтримки управлінських процесів в університеті, передачі контенту за маршрутами, призначення задач співробітникам, контролю їх стану виконання та інш. Система інтегрована у проект JetIQ і завдяки цьому кожен співробітник університету є її повноправним учасником. Він має можливість виступати у ролі одержувача контенту (виконавця) або його джерелом.

Більш детальну інструкцію дивіться тут

Вхід до системи

Здійснюється через робочий стіл власного персонального кабінету.

Початок роботи

Власне одразу система Док-JetIQ готова до роботи. У списках користувач побачить надані йому документи або доручення.

Структура таблиці доручень

1. ID доручення. Відступ вправо означає, що це доручення є нащадком батьківського.
2. Дата створення
3. Хто і Кому надав
4. Кінцева дата виконання
5. Контейнер із файлами, які супроводжують цей запис
6. Зміст
7. Поле для написання звіту про виконання. Якщо, необхідно, то у файловому контейнері можна розміщувати файли будь-якого типу.
8. Статус виконання. Якщо вмикається статус "Виконано", то зліва від нього автоматично проставляється дата виконання.
9. Додавання співвиконавців доручення. Кожен учасник, який одержав доручення має можливість підключити до його виконання одного чи декількох інших співробітників.
10. Видалення. Можна видаляти свої доручення.

Види списків доручень

Меню програми має ряд пунктів, які дозволяють структурувати інформацію за різними ознаками:

1. Вхідні і вихідні
2. Виконані
3. На виконанні
4. Прострочені за граничною датою виконання
5. Виконані запізно

Пошук

Поле для пошуку дозволяє шукати у списках інформацію за ПІБ, за завданням та звітом. Для пошуку необхідно ввести слово або фрагмент слова, яке потрібно знайти.

Створення нового доручення

Для цього необхідно клацнути на пункті меню "Створити доручення" і у формі, що з'явиться, заповнити такі поля:

1. "Виконавець". Використовується тоді, коли передбачається одна особа.
2. "Виконавці за списком". У цьому полі треба вибрати назву необхідного власного списку виконавців.
3. "Доручення". Ввести необхідний текст опусу доручення. Якщо потрібно додати до нього файли, то їх можна можна додати після внесення доручення до списку.
4. "Виконати до". Вказується гранична дата. За замовчуванням на виконання пропонуються 1 місяць

Файли

Доручення може вміщувати файли будь-якого типу. Для завантаження файлу необхідно клацнути у списку доручень на зображенні листа. Відкриється сторінка для роботи із файлами цього доручення (файловий контейнер).

1. Скачати файл. Для цього треба клацнути на його назві і вказати місце на своєму комп'ютері, куди його скачати.
2. Завантажити свій файл. Для цього треба клацнути на кнопці "Огляд", знайти на своєму комп'ютері необхідний файл і його вибрати. Клацнути на кнопці "Завантажити".У файловому контейнері з'явиться файл. Аналогічно можна завантажити декілька файлів.
3. Видалити файл. Для цього треба клацнути на значку видалення у колонці "Вид".
4. Розмір файлу. Максимальний розмір одного файлу, який можна закачати, обмежений 64 Mb. Але загальний об'єм інформації у файловому контейнері не обмежується.

Кожне доручення має один спільний файловий контейнер для виконавців і співвиконавців,

Списки розсилки

Призначені для прискорення розсилок.

Власні списки розсилки створюються у два етапи. Спочатку створюється список назв, наприклад, "Декани", "Завідуючі кафедрами". Після цього у створеному списку треба клацнути на назві і, потрапивши у вікно учасників списку, додати необхідні персони.

Інформування про надходження

Нові доручення або документи у виконавця автоматично відтворюються на інформаційному табло при вході до персонального кабінету, а також у мобільному додатку.

Система управління документами і потоками робіт

Див. також Інструкція з користування GoogleDocs