Система управління документами "Doc-JetIQ"

Система управління документами і потоками робіт. Призначена для підтримки управлінських процесів в університеті, передачі контенту за маршрутами, призначення задач співробітникам, контролю їх стану виконання та інш. Система інтегрована у проект JetIQ і завдяки цьому кожен співробітник університету є її повноправним учасником. Він має можливість виступати у ролі одержувача контенту (виконавця) або його джерелом.

Вхід до системи

Здійснюється через робочий стіл власного персонального кабінету.

Початок роботи

Власне одразу система Док-JetIQ готова до роботи. У списках користувач побачить надані йому документи або доручення.

Структура таблиці доручень

Статус виконання. Якщо вмикається статус "Виконано", то зліва від нього автоматично проставляється дата виконання.
ID доручення. Відступ вправо означає, що це доручення є нащадком батьківського.
Дата створення
Хто і Кому надав
Опис завдання
Контейнер із файлами, які супроводжують цей запис
Поле для написання звіту про виконання. Якщо, необхідно, то у файловому контейнері можна розміщувати файли будь-якого типу.
Кінцева дата виконання
Фактична дата виконання, яку виставляє власник доручення.
Додавання співвиконавців доручення. Кожен учасник, який одержав доручення, має можливість підключити до його виконання одного чи декількох інших співробітників.
Видалення. Можна видаляти свої доручення.

Існує два види статусу доручень:

вихідні доручення, які створюються особисто та надсилаються на виконання іншим виконавцям (позначаються піктограмою "коло" )
вхідні доручення, які надаються ззовні іншим джерелом на виконання (позначаються піктограмою "квадрат" )

Керівник може самостійно змінювати статус доручень, які він надсилає виконавцю. Для цього потрібно навести курсор миші на піктограму "коло" (Вихідні доручення) і, клацаючи по ній, обрати потрібний статус доручення.

Статуси виконання доручень позначаються різними кольорами:

зелений колір - завдання виконано.
світло-сірий колір - завдання знаходиться в процесі виконання.
темно-сірий колір - завдання скасовано.
жовтий колір - збігає термін виконання завдання. Автоматично виставляється за два дні до завершення терміну виконання.
червоний колір - завдання не виконано.
темно-коричневий колір - терміни виконання завдання прострочені.
чорний колір - надісланий запит на уточнення змісту розпорядження

На вхідні документи потрібно реагувати, надаючи звіти про їх виконання. Написати відповідь про результати виконання доручення можна, якщо термін їх виконання не прострочений, клацнувши в колонці "Звіт про виконання" і в полі "Зміст" ввести текст і зберегти кнопкою "Готово". Заповнений звіт про виконання буде бачити керівник.

У випадку, якщо завдання скасовано відправником, тоді дане поле недоступне для заповнення і є неактивним.

Доручення може вміщувати файли будь-якого типу. Для завантаження файлів існує файловий контейнер (Ф). Кожне доручення має один спільний файловий контейнер для виконавців і співвиконавців.

В даній колонці цифрою вказана кількість файлів в контейнері.

Для завантаження файлу необхідно клацнути на зображенні флоппі-диску. Відкриється сторінка для роботи із файлами цього доручення.

Скачати файл. Для цього треба клацнути на його назві і вказати місце на своєму комп'ютері, куди його скачати.
Завантажити свій файл. Для цього треба клацнути на кнопці "Огляд", знайти на своєму комп'ютері необхідний файл і його вибрати. Клацнути на кнопці "Завантажити". У файловому контейнері з'явиться файл. Аналогічно можна завантажити декілька файлів.
Видалити файл. Для цього треба клацнути на значку видалення у колонці "Вид".
Розмір файлу. Максимальний розмір одного файлу, який можна закачати, обмежений 64 Mb. Але загальний об'єм інформації у файловому контейнері не обмежується.

В колонці "До" вказується граничний термін, до якого потрібно виконати доручення. Даний параметр задає той, хто надсилає завдання. Існують різні варіанти вибору терміну виконання. Це може бути просто дата. Для термінових завдань вказується час.

Колонка "Вик." містить дату завершення виконання завдання. Ця комірка буде пустою до того моменту, поки керівник завдання не змінить статус доручення на "Виконано". Дата підтвердження виконання стоїть лише для статусу "Виконано".

Кожен може бути або керівником доручення, або його виконавцем. Також існує можливість додати до доручення співвиконавців. Вихідні доручення між виконавцями розподіляє керівник, а вхідні доручення - будь-який їх виконавець. Тобто, керівник доручення не може додати субвиконавців до свого доручення. Субвиконавці назначаються лише для вхідних доручень.

Для цього потрібно клацнути на піктограмі в колонці "Ще".

В наступній формі пропонується додати усіх виконавців доручення із спільними вихідними даними. Отже, потрібно заповнити такі поля:

"Зі списків". У цьому полі треба вибрати назву необхідного власного списку виконавців.
"Знайти". Ввести прізвище виконавця і клацнути по ньому в відповідному полі нижче. За таким алгоритмом треба додати по черзі всіх виконавців.
"Доручення". Ввести текст опису доручення.
"Виконати до". Вказати граничну дату. За замовчуванням на виконання пропонується 1 місяць.
"*Терміново до". Вказати час для термінових доручень.
"Додати файл". Додати до нього файли, які будуть відображатися в "Файли доручення".

Заповнюючи форму, буде виконана розсилка даного доручення всім вказаним в цій формі одержувачам. Розсилка доручення "Зі списків" передбачає, що вона виконується для списку виконавців, який повинен бути заздалегідь підготовленим. Всі учасники списку розсилки будуть отримувати повідомлення про доручення на email, у мобільний додаток і у кабінет викладача.

Якщо замість списку виконавців потрібно додати окремих осіб для розсилки, тоді використовується вибір виконавців по прізвищу. Таким способом можна додавати в персональну розсилку довільну кількість осіб, які виключно будуть отримувати повідомлення про доручення.

Якщо необхідно, щоб кожний субвиконавець отримав своє особисте завдання з індивідуальними термінами виконання та вкладеними файлами, можна редагувати параметри надісланого доручення в колонці "Завдання". Це актуально лише для вихідних доручень, редагувати завдання вхідних доручень неможливо.

Результат редагування завдання для кожного субвиконавця окремо:

Видаляти доручення може його власник. Видалення виконавцем назначених йому доручень неможливе.

Створення доручень

Для того, щоб створити нове доручення, необхідно клацнути на пункті меню "Створити доручення" і заповнити вже знайому форму.

"Виконавці зі списків". У цьому полі треба вибрати назву необхідного власного списку виконавців.
"Знайти". Ввести прізвище виконавця і клацаємо по ньому в відповідному полі нижче. За таким алгоритмом треба додати по черзі всіх виконавців.
"Доручення". Ввести текст опису доручення.
"Виконати до". Вказати граничну дату. За замовчуванням на виконання пропонується 1 місяць.
"Терміново до". Вказати час для термінових доручень.
"Додати файл". Додати до нього файли, які будуть відображатися в "Файли доручення".

Списки розсилки

Призначені для прискорення розсилок доручень. Тобто користувач може створювати власні списки і користуватися ними як довідниками. В окремі списки можна вносити осіб, для яких дана розсилка є спільною. Таким чином можна враховувати зацікавленість та уподобання одержувачів для персоналізованої роботи з кожною групою осіб.

Учасники списку розсилки будуть отримувати повідомлення про доручення на email, у мобільний додаток і у кабінет викладача.

Створити списки можна через пункт меню .

Власні списки розсилки створюються у два етапи. Спочатку створюється список назв, наприклад, "Декани", "Завідуючі кафедрами".

Після цього у створеному списку треба клацнути по назві

і, потрапивши у вікно всіх учасників, додати до списку необхідних осіб.

Види списків доручень

Меню програми має ряд пунктів, які дозволяють структурувати інформацію за різними ознаками. Панель селекторів є прихованою, тому, для того, щоб її ввімкнути, слід натиснути на піктограму :

Вхідні :

Тільки мені
Не виконані
Виконані
Виконані прострочені
Скасовані
Всі

Вихідні :

Не виконані
Виконуються
Виконані
Прострочені
Всі

Автоматично спрацьовує селектор "Всі", який показує всі документи.

Пошук

Поле для пошуку дозволяє шукати у списках інформацію за ПІБ, за завданням та звітом. Для пошуку необхідно ввести слово або фрагмент слова, яке потрібно знайти.

Уточнення до розпорядження

В разі необхідності, одержувач може у полі про виконання написати запит про небхідність уточнення деталей розпорядження.

Для цього необхідно клацнути на полі "Звіт про виконання" (у таблиці з одержаними документами).
У редакторі звіту написати текст запиту і вибрати у селекторі "Запитати роз'яснення". Після чого натиснути на кнопку "Надіслати".
Статус цього запису у таблиці зміниться на "Потрібне уточнення" (чорний колір індикатора).
При цьому відповідній особі буде надіслана нотифікація про цей запит.
Рядок із цим дорученням у таблиці буде позначений жовтим кольором.

Календар заходів ВНТУ

Календар заходів ВНТУ - це простий датований інструмент для планування подій та зустрічей загально-університетського призначення.

Календар створений як онлайн-органайзер для ознайомлення та повідомлення всієї наукової спільноти з поточними та майбутніми заходами. Календар знаходиться в спільному користуванні, що дає можливість будь-якому співробітнику створювати в ньому власні події, які будуть доступні для перегляду усім колегам.

Більше інформації про Календар заходів знайдете тут

Система управління документами і потоками робіт.