Інструкція методиста. Порядок роботи.

Загальні принципи

Власне відомості, оцінки, дати у них, асистенти, комісії (якщо є) готує викладач у своєму персональному кабінеті. Після екзамену (заліку або інш.) викладач заповнює необхідні дані у шапці відомості і проставляє підсумкові оцінки в екзаменаційному калькуляторі. Після готовності викладач натискає кнопку експорту відомості у деканат. При цьому відбувається контроль системою LoD правильності заповнення шапки відомості, списку студентів та інш. У випадку відсутності помилок відомість експортується у деканат у значок експорту змінює свій вигляд. Відмінити експорт можна повторним клацанням на цьому значку. У випадку виявлення помилок викладачеві показується вікно із списком помилок, які треба прибрати. При наявності помилок експорт відомості у деканат блокується. Успішно експортовані відомості потрапляють у список відомостей до імпорту, який відтворюється у "Моніторі навчального процесу".

Докладніше із загальними принципами роботи Електронного деканату можна ознайомитись у "Електронний Деканат" і "Електронний деканат. Загальні положення.".

Підготовка даних на початку нового навчального року (checklist)

Внести семестровки

1. Внести у систему LoD "семестровки" дисциплін цього семестру. Внесені у систему LoD "семестровки" будуть протягом доби будуть автоматично імпортовані у систему JetIQ. В разі необхідності імпорт можна здійснювати у необхідний момент, користуючись п. меню "Оновити сем. з LoD".
2. Закріпити дисципліни "семестровок" в системі JetIQ за кафедрами, які їх ведуть. Для цього увійти до системи адміністрування JetIQ=>Служби і перейти до п."Дисципліни за каф.-Семестровки". У таблиці з дисциплінами семестру у колонці "Кафедра" встановити кафедри, які їх ведуть.

Для зручності рекомендується це робити не у загальному списку, а фільтруючи його по окремих дисциплінах. Для цього, користуючись фільтром на списком спочатку вибирати дисципліну, а потім у відфільтрованому за цією дисципліною списку "закріплювати" її позиції за кафедрою(ами).

Підготовлені таким чином "семестровки" будуть автоматично формувати поля у шапках відомостей: "Дисципліна, тип контролю, години, кредити". Закріплення дисциплін за кафедрами будуть також формувати викладачам списки дисциплін, а також створювати рядки у таблицях методичної роботи на Jet-сайтах кафедр.

Видалити групи, що завершили навчання

• Створити групу для випускників за таким шаблоном : Відрах.ФІРЕН 2019
• Перевести студентів-випускників до групи випускників
• Видалити звільнену від студентів групу

Відомості до імпорту

Надіслані викладачами до імпорту відомості потрапляють у список надісланих. У "Моніторі навчального процесу" зліва зверху буде перемикались червоний сигнал:

Імпорт

При клацанні на червону сигналі відкривється список надісланих викладачами відомостей для імпорту: Методисту для імпорту відомості порібно клацнути на позначці (див. картинку)

Після цього ця відомість відкриється для перегляду і контролю її правильності. Одночасно у має з'явитись вікно з повідомленням "Перевірка LoD: Ok". Після цього можна робити імпорт відомості до електронного деканату системи JetIQ.

Імпорт здійснюється при клацанні на піктограмі під відомістю:

і далі з'явиться таке повідомлення:

Імпорт за номером

Можливий імпорт відомості за її номером. Для цього необхідно клацнути на п. меню "Сесія" і ввести у вікні номер відомості.

Після введення номеру відкриється вікно для перегляду і піктограмою підтвердження аналогічно до попереднього способу.

Результати імпорту у моніторі

Імпортовані в JetIQ відомості відтворюються у "Моніторі навчального процесу" у колонках АР, КП, КР, Е/ДЗ/З і т.д. Цифрами там вказується дата складання, а у круглих дужках - кількість студентів у групі і кількість, що не склали іспит або інш.

Червоною стрілкою на картинці показано, як відтворюється інформація, коли використовувались екзаменаційно-залікові листи або т.з."бігунки". Див. далі.

Перездачі

В системі JetIQ передбачено 3 документальних варіанти перездач:

• 2-гі відомості
• 3-ті відомості
• Заліково-екзаменаційні листи (ЗЕЛ) ("бігунки")

2-гі 3-ті відомості працюють аналогічно до 1-х відомостей і використовуються як правило викладачами для випадків поточних перездач протягом сесії. У друкованому вигляді вони аналогічні до звичайних відомостей за відмінністю, що у них списки студентів формуються із тих осіб, хто має заборгованості.

Всі наведені варіанти перездач у системі LoD внасправді представляються відповідними ЗЕЛ, кожен з яких відповідає студенту-боржникові.

Взаємодія системи JetIQ і LoD

Системи JetIQ і LoD працюють у режимі обміну даними. Взаємодія побудована таким чином, щоби дані однієї системи доповнювали іншу і навпаки. Обмін даними відбувається автоматично окрім відомостей і оцінок, які пересилаються між системами під контролем методиста.

Яка система є джерелом яких даних?

LoD

• студенти
• групи
• дисципліни
• навчальні плани

JetIQ

• відомості
• оцінки
• викладачі

Підготовка списків

Перед початком семестру методист має підготувати дані для функціонування Електронного деканату. Для цього слід перевірити списки навчальних груп у системах LoD і JetIQ. Слід пам'ятати, що списки навчальних груп у JetIQ автоматично оновлюються відповідно до списків у LoD. В разі виявлення зайвих (відрахованих) студентів у групах у JetIQ їх слід перевести у групу "Відраховані факультету". Відсутні у JetIQ студенти автоматично будуть імпортовані із системи LoD потягом доби.

Перший курс

Списки студентів 1-го курсу

З'являться у системі JetIQ після того, як вони будуть розподілені за групами у системі LoD.

Номера навчальних планів

Номера навчальних планів генеруються системою LoD автоматично. Після імпорту студентів в JetIQ вони відтворюються у всіх відомостях і одночасно є логінами студентів.

Їх списки з інструкціями студентам можна роздруковувати у адміністраторській методиста деканату.

В подальшому там же методист може в разі потреби скидати/встановлювати тимчасові паролі будь-яким студентам факультету.

Старости

В адміністраторській методиста деканату є пункт меню "Старости", де у списку групи можна відмітити студентів-старост. Для них відкривається можливість вести електронний журнал пропусків занять.

Назви навчальних груп також автоматично імпортуються з LoD у JetIQ як і студенти.

Експорт даних у систему LoD

Заключною стадією реєстрації оцінок є їх експорт у систему LoD. Ця операція передбачає одержання спеціального коду із системи LoD (виводиться при натисканні у LoD кнопок "Експорт JetIQ" і копіювання його у вікно експорту даних у системі JetIQ. Відомості, які ще не були експортовані у LoD позначаються на моніторі комірками салатового кольору.

Порядок дій при експорті у LoD

• Відкрити у одній закладці WEB-браузера монітор навчального процесу JetIQ з необхідним курсом і семестром.
• У другій вкладці браузера відкрити систему LoD, перейти до п. "Відомості", клацнути на кнопці "Експорт JetIQ".
• Скопіювати код
• Клацнути правою кнопкою миші у моніторі JetIQ на салатовій комірці із необхідною відомістю.
• У вікні, що з'явиться, вставити цей код і підтвердити. В разі успішного експорту комірка змінить фон на білий.

Яка дата фіксується у LoD?

У LoD фіксується дата із шапки відомості. Дата експорту значення не має.

Як у моніторі перейти до 2-х або 3-х відомостей?

Для цього у меню монітору слід скористатись селектором "Відом." і вибрати необхідний номер. Після цього монітор покаже сторінку із відомостями обраного номеру.

Експорт 2,3 відомостей і ЗЕЛ у LoD

Принцип експорту цих документів однаковий: експортується кожен студент індивідуально. Власне це пов'язано з тим, що у LoD після 1-ї відомості всі інші події з боржниками розглядаються як окремі ЗЕЛ. Порядок дій при експорті тут такий:

1. Відкрити у одній вкладці браузера LoD і п. меню перездач клацнути на кнопці "Експорт JetIQ".
2. Скопіювати код.
3. У другій вкладці браузера відкрити монітор навчального процесу і клацнути на комірці, де є документ із боржниками. Це може бути 2, 3 відомості або ЗЕЛ. Відкриється документ із списком боржників.
4. Клацнути правою кнопкою мишки на салатовій комірці (позначена "==>") у рядку боржника.
5. З'явиться вікно. Ввести код і підтвердити.
6. Повторити такі дії (п.п. 4,5) для інших студентів.

На картинці вище 1 - студент, дані якого вже експортовані, 2 - той, який можна експортувати, 3 - вікно для введення коду.

Якщо у документі будуть експортовані дані про всіх студентів, то у моніторі навчального процесу комірка з таким документом буде відображуватись на білому фоні.

Коли при перездачі не потрібно експортувати боржника у LoD?

У LoD фіксується факт, коли студент у кінцевому результаті таки не перездав дисципліну. Тому, це треба фіксувати (тобто експортувати у LoD) тільки після всіх спроб перездачі дисципліни.

На відміну від LoD, у системі "Електронний деканат" фіксуються всі епізоди перездач, які відтворюються у журналах здачі сесії і використовуються деканатом для управління навчальним процесом свого факультету. студент міг бути не допущений і це не потрібно фіксувати у LoD.

Треба слідкувати, щоби у 2-й і 3-й відомостях обов'язково були присутні списки всіх студентів, які потрапляють на перездачу. Це потрібно для правильної роботи журналів сесії, а також для правильного формування списків студентів, які йдуть на наступну перездачу.

Увага! Експорт даних у LoD з 2-х. 3-х відомостей і "бігунків" можна робити лише для тих студентів, хто закрив борг.

Журнал заліково-екзаменаційних відомостей (ЗЕЛ)

Для переходу у журнал ЗЕЛ потрібно клацнути у головному меню монітора на позначці "ЗЕЛ" (1).

Виглядає журнал таким чином:

Виписка ЗЕЛ

Для виписування ЗЕЛ необхідно у моніторі необхідно знайти групу, вибрати навчальний рік, семестр і клацнути на цифрі порядкового номеру у рядку необхідної дисципліни. Відкриється вікно, де потрібно буде вибрати студента і заповнити інші недостаючі дані:

Після підтвердження цей ЗЕЛ потрапить до електронного журналу викладача, а також у список ЗЕЛ:

Після того як викладач проставить у своєму електронному журналі відповідну оцінку студентові, в журналі ЗЕЛ вона з'явиться разом із позначкою імпорту (2). Вже імпортовані ЗЕЛ із цього журналу зникають і стають доступні через відповідні комірки у моніторі навчального процесу.

Виписка ЗЕЛ без використання монітору

Така можливість існує. Для цього необхідно відкрити вікно ЗЕЛ і знизу, під списком виписаних ЗЕЛ, клацнути на піктограмці (3, див. картинку вище). Цей спосіб можна застосовувати у тих випадках, коли даних про попереднє навчання у моніторі не існує.